W poz. 4 należy wskazać datę wypełnienia zawiadomienia ZAW-NR.
W części A MIEJSCE I CEL SKŁADANIA ORAZ RODZAJ ZAWIADOMIENIA należy wskazać w
poz. 5 naczelnika urzędu skarbowego, do którego jest składane zawiadomienie oraz cel: złożenie
zawiadomienia (poz. 6 kwadrat nr 1) lub korekta zawiadomienia (poz. 6 kwadrat nr 2).
W polu wymieniającym podstawę prawną zawiadomienia podatnik określa rodzaj zawiadomienia,
zaznaczając właściwy kwadrat lub kwadraty, z przepisem którego będzie dotyczyło zawiadomienie:
- art. 117ba § 3 Ordynacji podatkowej (poz. 7),
- art. 14 ust. 2i pkt 2 lub art. 22p ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (poz. 8)
- art. 12 ust. 4j pkt 2
- art. 15d ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (poz. 9).
Część B DANE PODATNIKA zawiera dane podatnika składającego zawiadomienie ZAW-NR, który
dokonał zapłaty należności przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w
wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od
towarów i usług.
W przypadku przedsiębiorstwa w spadku należy podać nazwisko, pierwsze imię i
datę urodzenia zmarłego przedsiębiorcy oraz nie wypełniać części B.2.Wyjaśniono to w treści
objaśnienia nr 3.
W pozycjach 10-20 należy wskazać dane identyfikacyjne i adres podatnika składającego
zawiadomienie:
- w części B.1. nazwę (podatnika niebędącego osobą fizyczną), nazwisko i pierwsze imię oraz datę
urodzenia w przypadku podatnika będącego osobą fizyczną (poz. 10 i 11), - w części B.2. adres siedziby albo, w przypadku podatnika będącego osobą fizyczną, imię i nazwisko
oraz adres stałego miejsca prowadzenia działalności, a w przypadku nieposiadania stałego miejsca
prowadzenia działalności – adres miejsca zamieszkania (poz. 12-20).
W części C DANE WYSTAWCY FAKTURY WSKAZANE NA FAKTURZE należy wskazać dane
identyfikacyjne wystawcy faktury wskazane na fakturze tj.: podatkowy numer identyfikacyjny NIP,
nazwę albo imię i nazwisko (część C.1. poz. 21-22).
Natomiast w części C.2. należy wskazać wynikające z faktury dane adresowe wystawcy tj. adres
siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności wystawcy faktury (poz. 23-31).
W części D DANE DOTYCZĄCE DOKONANYCH PŁATNOŚCI należy wskazać, zgodnie z treścią
objaśnienia nr 4, numer rachunku, na który dokonano zapłaty należności, innego niż zawarty na dzień
zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca
2004 r. o podatku od towarów i usług.
W poz. 32 należy wskazać rodzaj rachunku, na jaki dokonano płatności: rachunek polski (kwadrat nr
1) lub rachunek zagraniczny (kwadrat nr 2). W przypadku płatności na rachunek polski wskazany w
poz. 32 (kwadrat nr 1), w poz. 33 należy podać kolejno 26 znaków, w standardzie NRB.
W poz. 34 i 35 wzoru ZAW-NR wyodrębniono miejsca na wpisanie międzynarodowego numeru
rachunku bankowego IBAN (kolejno 28 znaków) oraz kod SWIFT (kolejno 8-11 znaków)
umożliwiającego identyfikację instytucji, do której adresowany jest dany przelew.
W poz. 36 należy wskazać datę zlecenia przelewu kwoty wskazanej w poz. 37, na rachunek inny niż
zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy z
dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. W poz. 37 wskazać należy kwotę dokonanej
przelewem zapłaty.
Pozycje 32-37 w części D zawiadomienia w postaci elektronicznej będą powtarzalne co oznacza, że
przewidują możliwość wpisania danych odnośnie do kilku płatności realizowanych w jednym dniu
przez podatnika składającego zawiadomienie ZAW-NR na rzecz tego samego wystawcy faktury.
Podatnik, w przypadku dokonania płatności dla tego samego kontrahenta, nie będzie obowiązany do
składania odrębnego zawiadomienia dla każdej z tych płatności. Proponowane rozwiązanie uprości i
ułatwi podatnikowi skorzystanie z uprawnienia określonego w art. 117ba § 3 Ordynacji podatkowej.
Część E DANE I PODPIS PODATNIKA LUB OSOBY REPREZENTUJĄCEJ PODATNIKA umożliwia
identyfikację osoby składającej zawiadomienie poprzez podanie imienia (poz. 38) i nazwiska (poz. 39),
złożenie podpisu (poz. 40) podatnika składającego zawiadomienie lub osoby reprezentującej
podatnika uprawnionego do złożenia zawiadomienia.
Zawiadomienie może być składane do właściwego organu zarówno w postaci papierowej, jak też w
formie dokumentu elektronicznego. Ułatwi to składanie zawiadomienia, co ma istotne znaczenie dla
podatnika, który dokonał zapłaty na rachunek spoza wykazu i chciałby uwolnić się od negatywnych
konsekwencji podatkowych w postaci braku możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania
przychodów w podatkach dochodowych PIT i CIT oraz odpowiedzialności solidarnej w podatku VAT, o
której mowa w art. 117ba § 1 i 2 Ordynacji podatkowej.
Natomiast w przypadku, gdy w przepisach prawa został wskazany organ właściwy do określenia
wzoru dokumentu, jeżeli przepisy te nie wykluczają przesyłania dokumentów drogą elektroniczną,
zgodnie z art. 16a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, z późn. zm.) organ ten:
1) przekazuje ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji wzór dokumentu elektronicznego w celu
umieszczenia go w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych, o którym mowa w
art. 19b ust. 1;
2) przekazuje ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji opis usługi możliwej do zrealizowania
przy wykorzystaniu wzoru dokumentu elektronicznego w celu zamieszczenia go w katalogu usług;
3) udostępnia na ePUAP lub w innym systemie teleinformatycznym formularz elektroniczny
umożliwiający wygenerowanie dokumentu elektronicznego w celu złożenia go za pomocą środków
komunikacji elektronicznej.
Wzór zawiadomienia ZAW-NR obowiązywał będzie od 1 stycznia 2020 r.